ما هي مراقبة الأداء في الأعمال؟

يمكن أن تعني مراقبة الأداء في الأعمال الفرق بين النجاح والفشل. بدونها ، لن تعرف مدى فعالية موظفيك وإداراتك ومؤسستك بشكل عام.

تعد مراقبة الأداء المستندة إلى المقاييس طريقة فعالة لتقييم عمليات عملك ، وما إذا كانت تساعدك على تحقيق أهدافك أم لا. يمكنك بعد ذلك استخدام بيانات الأداء التي جمعتها لتعديل أو تطوير عمليات أفضل.

للقيام بذلك ، عليك أن تعرف بالضبط ما هي مراقبة الأداء للشركات ، وما هي الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها لتنفيذها.

ما هي مراقبة الأداء في الأعمال؟

مراقبة الأداء في الأعمال هي عملية تحديد الأهداف التنظيمية ، ومراقبة الإجراءات والعمليات المستخدمة للوصول إلى تلك الأهداف ، وخلق طرق للمديرين لتحقيق تلك الأهداف بشكل أكثر فعالية.

تُستخدم مراقبة الأداء لتحليل أهداف العمل والمساعدة في توفير تكاليف التشغيل مع تحقيق المزيد من الإيرادات. كما أنها تستخدم لتحسين الأداء العام للأفراد والإدارة.

4 خطوات لبدء مراقبة أداء عملك

تعد مراقبة الأداء جزءًا مهمًا من تتبع نمو عملك. تحميك متابعة أداء عملك من أي مشاكل مالية أو تشغيلية غير متوقعة ، ويمكن أن تساعدك على خفض التكاليف وتحسين الإنتاجية.

لقياس أدائك ، على الرغم من ذلك ، هناك بعض الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها أولاً. أنت بحاجة إلى تحديد مقاييس العمل ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي لها قيمة قابلة للقياس وتظهر تقدمًا في تحقيق أهدافك. فيما يلي أربع خطوات للقيام بذلك.

1. حدد أهدافك

الخطوة الأولى هي تحديد ما تريد تحقيقه. قد تكون أهدافك هي تعزيز رضا العملاء أو اكتساب عملاء جدد أو زيادة حركة المرور إلى موقع الويب الخاص بك. مهما كانت ، إذا كنت لا تعرف ما تريد تحقيقه ، فلن تكون قادرًا على قياسه.

فيما يلي بعض الأمثلة الأخرى لأهداف العمل لبدء عملية العصف الذهني:

• زيادة المبيعات
• خدمة عملاء أفضل
• زيادة كفاءة الإنتاج
• هامش ربح أعلى
• حصة أكبر في السوق

2. حدد مقاييس عملك

مقاييس العمل هي كيانات قابلة للقياس تعتبر جزءًا لا يتجزأ من نجاح عملك. يمكنك تتبعها لقياس أداء عملك وكذلك اكتساب رؤى لتعزيز أرباحك النهائية. اعتمادًا على طبيعة عملك وأهدافك ، يمكن أن يشمل ذلك المبيعات و / أو التسويق و / أو المقاييس المالية. يجب إنشاء مقاييس العمل مع مراعاة أصحاب المصلحة الرئيسيين المشاركين في إدارة عملك ، مثل الموظفين والمستثمرين والعملاء.

لكل مجال عمل معايير أداء يجب تحديدها ومراقبتها. على سبيل المثال ، يمكن أن تشمل مقاييس التسويق وسائل التواصل الاجتماعي وبيانات / مشاركة التسويق عبر البريد الإلكتروني ، بينما قد تغطي مقاييس المبيعات عمليات الاستحواذ الجديدة أو العملاء المحتملين الجدد. مهما كانت مقاييسك الفريدة ، فإن الشيء المهم هو أنها محددة بوضوح وقابلة للقياس.

3. حدد مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك

مؤشرات الأداء الرئيسية هي نسب قياسية توفر نظرة ثاقبة في الوقت الفعلي لأداء عملك (مقابل مقاييس الأعمال التي تتعقب عمليات تجارية محددة). تتضمن أمثلة مؤشرات الأداء الرئيسية الشائعة نمو صافي المبيعات أو الإيرادات المتولدة لكل موظف أو متوسط وقت التحويل. تساعدك مؤشرات الأداء هذه على قياس أداء عملك الإجمالي مقابل الأهداف المحددة.

نظرًا لاختلاف مؤشرات الأداء الرئيسية بين الشركات ، فمن الأهمية بمكان اختيار تلك التي تمثل أكبر أهمية لعملك ، ويمكن قياسها والمساعدة في تحقيق أهدافك الفريدة. تتيح لك مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك بمرور الوقت معرفة مدى فعاليتك في تحقيق أهدافك.

4. راقب بياناتك وقم بإجراء التعديلات

يجب جمع البيانات المكتسبة من خلال تتبع المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية وتحليلها واستخدامها لتحسين الطريقة التي تتم بها الأعمال. تعد البيانات جزءًا مهمًا من عملية إدارة الأداء ، ويجب على فريق القيادة لديك مراجعة البيانات التي تم جمعها والعمل وفقًا لذلك لزيادة الربحية والكفاءة. من المهم أن تعكس التعديلات التي تجريها الإدارة الأهداف التي حددوها.

لنلقي نظرة على المثال. لنفترض أن مقاييس المبيعات وبيانات مؤشرات الأداء الرئيسية تُظهر أنك لا تحقق أهداف المبيعات هذا الشهر. يمكنك ضبط أسعار العناصر ومراقبة مبيعاتك في الوقت الفعلي لمعرفة ما إذا كان هذا هو التعديل الصحيح لإعادة الأمور إلى مسارها الصحيح. إذا لم يكن الأمر كذلك ، يمكنك تجربة نهج مختلف. عندما تفهم بشكل أفضل ما يدفع أداء نشاطك التجاري ، ستجري التعديلات الصحيحة.

إستخدام برنامج إدارة الأعمال لتجنب ضعف تنفيذ مراقبة الأداء

قبل تنفيذ خطة مراقبة الأداء ، تأكد من مراعاة كيفية تأثير الخطة على كل جانب من جوانب عملك. تتعرض خطة مراقبة الأداء التي تم تنفيذها بشكل سيئ لخطر فقدان الفوائد ذاتها التي يجب أن تقدمها مراقبة الأداء.

يمكن أن تساعدك برامج إدارة الأعمال على تجنب هذا المصير.