ما هي إدارة العمل؟ كيفية إدارة العمل وتحسين الإنتاجية

يمكن أن تكون إدارة وتنسيق العمل عبر مختلف أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة مهمة صعبة للغاية ، وستزداد تعقيدًا مع نمو مؤسستك. هذا صحيح بشكل خاص إذا لم يكن لديك نظام وبنية تحتية مناسبان: تخيل البحث في مئات رسائل البريد الإلكتروني في كل مرة تحتاج فيها إلى العثور على معلومات و / أو حل النزاعات.

بدون إدارة العمل المناسبة ، ستجد بسرعة أوجه القصور في جميع أنحاء المنظمة: فوات المواعيد النهائية ، وتجاوز الميزانية ، وخطوات الامتثال المفقودة ، وما إلى ذلك. ومع ذلك ، لا تزال العديد من المؤسسات لا تنفذ إدارة العمل لأنها لا تعرف من أين تبدأ.

سيناقش هذا الدليل كل ما تحتاج لمعرفته حول إدارة العمل وفوائدها وكيفية تنفيذها في مؤسستك.

ما هي إدارة العمل؟

إدارة العمل هي في نفس الوقت الانضباط والتكنولوجيا أو أداة.

إنه نظام يهدف إلى إدارة العمل بكفاءة أكبر عبر المؤسسة ، ولكن كما حددتها شركة Gartner ، يمكن أيضًا تعريف إدارة العمل على أنها منتج برمجي أو مجموعة من منتجات / خدمات البرامج التي تسمح لنا بتطبيق هيكل سير العمل على “العمل” . يُعرَّف العمل هنا بأنه حركة المعلومات داخل المنظمة والتفاعل بين العاملين البشريين والعمليات التجارية التي تولد هذه المعلومات.

الهدف من إدارة العمل هو تبسيط وتحسين كفاءة العمليات التجارية.

في الممارسة العملية ، يتضمن تنفيذ إدارة العمل في مؤسستك ما يلي:

• تقييم العمليات التجارية القائمة.
• تحديد الاختناقات المحتملة بالإضافة إلى نقاط القوة في كل عملية تجارية.
• تحسينها لتكون أكثر كفاءة.

سيتطلب ذلك منا إنشاء تمثيل مرئي لعملية الأعمال بشكل صحيح باستخدام أداة إنشاء سير عمل الأعمال مثل Aproove .

فقط بعد أن يتم تصور سير عمل العملية التجارية بشكل صحيح ، يمكن للمؤسسة الحصول على نظرة عامة أفضل للعملية. من هنا ، يمكننا القضاء على التكرار ، وتقليل الفاقد ، وتحسين جميع الجوانب المختلفة لسير العمل لإنشاء أكثر العمليات التجارية كفاءة الممكنة.

هذا ، ككل ، هو إدارة العمل.

لماذا تعتبر إدارة العمل مهمة؟

تعد إدارة العمل أمرًا ضروريًا لأنها تعمل على تحسين كفاءة وإنتاجية العمل داخل المنظمة. عندما يتم تنفيذ إدارة العمل المناسبة ، يمكن لمؤسستك تقديم منتجات أو خدمات عالية الجودة لعملائك بشكل أسرع ، مما يؤدي إلى تحقيق إيرادات أسرع. مع كفاءات أفضل ، سيتطلب المشروع استثمارات مالية أقل.

تم تصميم إدارة العمل أيضًا لتبسيط العمليات لتحسين الإنتاجية والقضاء على الاختناقات وتقليل أي فائض عن الحاجة من شأنه أن يترجم إلى استخدام غير ضروري للموارد والوقت والمال.

تقلل إدارة العمل من الهدر وتقضي على الأنشطة التي لا تخدم أي غرض لإنشاء عملية تجارية أكثر كفاءة ؛ هذا هو جوهر الفوائد التي تقدمها إدارة العمل.

ومع ذلك ، توفر إدارة العمل أيضًا مزايا إضافية أخرى مثل تشجيع التعاون من خلال تحسين شفافية عملية العمل وتحسين المساءلة. يمكن لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة التعرف على أدوار ومسؤوليات بعضهم البعض والعمل على أي مهمة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين الاتصال في جميع أنحاء المنظمة وتوجيه أكثر دقة ، لذلك لا يتعين على موظفين اثنين القيام بنفس المهمة أكثر من مرة.

كيفية تنفيذ إدارة العمل

الفكرة الأساسية لإدارة العمل هي تحديد العديد من جوانب العملية التجارية أو المشروع ودمجها في نظام يعزز الإنتاجية. قد تشمل هذه الجوانب إدارة الاتصالات والتعاون ، وإدارة الوقت ، وتفويض المهام والأدوار وتخصيصها ، وإدارة الموارد ، وإعداد الميزانية ، والمزيد.

قد تختلف التفاصيل الدقيقة اعتمادًا على هيكل مؤسستك وهدفها ، ويمكننا جمع كل هذه العناصر المختلفة في إدارة عمل متماسكة باتباع الخطوات التالية:

الخطوة 1: جمع البيانات

تتمثل الخطوة الأولى والأكثر أهمية في تنفيذ إدارة العمل في جمع أكبر قدر ممكن من البيانات حول العمل. علينا أن نحدد كيف يتم تنفيذ العمل بدقة ، عندما يكون الموعد النهائي ، وعناصر أخرى.

يجب عليك إجراء استبيانات ومقابلات مع جميع المشاركين في عملية الأعمال لجمع هذه البيانات. اسمح لهم بالتعبير عن مخاوفهم وتقديم ملاحظات حول العملية الحالية.

الخطوة 2: التحريك

في هذه الخطوة ، سنستخدم البيانات لتخطيط العمل الذي يجب القيام به ومن سيقوم بتنفيذه. يجب أن نبدأ في التخطيط للمواعيد النهائية لكل مهمة والموارد اللازمة لإنجاز المهمة.

الخطوة 3: جدولة

ترجم ما خططت له إلى جدول زمني شامل وجدول زمني. يجب أن توفر أدوات إدارة سير العمل المناسبة أيضًا أداة لإنشاء جدول زمني لتحديد سير العمل المناسب والمسؤوليات المختلفة لأصحاب المصلحة.

إذا كان عملك يتضمن مهامًا مختلفة ، فيجب عليك أيضًا تحديد أولوياتها حسب الحاجة وتفصيل أوجه التعاون المحتملة.

الخطوة 4: التوثيق

من الضروري أن تكون كل خطوة من خطوات عملية إدارة العمل موثقة جيدًا ، بما في ذلك الاتصالات المعنية طوال الوقت. يمكن أن يكون وجود حل مناسب لإدارة سير العمل مفيدًا للغاية ، لذلك لا داعي للقلق بشأن التوثيق. في Aproove ، على سبيل المثال ، يمكنك بسهولة تتبع كل تعليق وتعليقات متبقية في أي خطوة من خطوات سير العمل ، مما يؤدي إلى تحسين شفافية العملية برمتها.

الخطوة 5: المراقبة والتحسين

أخيرًا وليس آخرًا ، راقب كل شيء قمت بتنفيذه لتحسين عملية إدارة العمل. تذكر أن إدارة سير العمل ليست شيئًا لمرة واحدة بل هي نظام يتحسن باستمرار.

الخاتمة – إدارة العمل

يتمثل أحد الجوانب الرئيسية لإدارة العمل في معرفة فريقك: من خلال تعيين المهمة المناسبة للأشخاص المناسبين في الوقت المناسب ، يمكننا تحسين الكفاءة الكلية لسير عمل إجراءات العمل. كلما عرفت فريقك بشكل أفضل ، وكلما زادت معرفة أعضاء فريقك بسير العمل ، كان بإمكانك تنفيذ إدارة العمل بشكل أفضل. هذا هو السبب في أن الاتصالات ضرورية عند تنفيذ وتطوير إدارة العمل.