ما هو إدخال البيانات؟ أنواع مختلفة من مهام إدخال البيانات

إدخال البيانات هو ببساطة نسخ أحد أشكال البيانات إلى آخر من وسيط إلى وسيط آخر. تتطلب معظم الشركات في جميع أنواع الصناعات على الأقل شكلاً من أشكال إدخال البيانات ، من نسخ الفواتير الورقية إلى جدول بيانات رقمي ، أو نقل البيانات من قاعدة بيانات إلى أخرى ، أو حتى بسيطة مثل نسخ ملاحظات الاجتماع إلى تنسيق رقمي.

كما تمت مناقشته ، يمكن أن يتضمن إدخال البيانات معلومات مختلفة مختلفة بتنسيقات مختلفة: المستندات الورقية (بما في ذلك الملاحظات المكتوبة بخط اليد) ، ورموز الكمبيوتر ، وجداول البيانات ، والتسلسل الرقمي ، والمزيد.

من يقوم بإدخال البيانات

يمكن إجراء عمليات إدخال البيانات البسيطة بواسطة مشغلي إدخال البيانات. ومع ذلك ، يجب أن يكون لدى المشغل المعرفة الكافية فيما يتعلق بالمعلومات التي يتعامل معها ، بالإضافة إلى أفضل الممارسات الأساسية لإدخال البيانات.

يجب أخذ اعتبارات مهمة عند التعامل مع المعلومات الحساسة و / أو المنظمة ، مثل المستندات شديدة السرية. في هذه الحالة ، قد يُطلب من مشغل إدخال البيانات المقابل التوقيع على متطلبات السرية مع الشركة.

في بعض الحالات ، يجب أولاً تحويل البيانات من تنسيق إلى آخر ، الأمر الذي قد يتطلب خبرة ودقة معينة. في هذه الحالة ، يلزم وجود مشغل إدخال بيانات خبير ، ومن الممكن أن يتم الاستعانة بمصادر خارجية لأعمال إدخال البيانات لخبراء أو شركات إدخال بيانات تابعة لجهات خارجية مثل Oworkers للحصول على نتائج أفضل.

ومع ذلك ، حتى التعامل مع عمليات إدخال البيانات البسيطة يمكن أن يكون أمرًا صعبًا مع زيادة كمية البيانات. يمكن أن يكون إدخال البيانات عملية مستهلكة للوقت ومتكررة للغاية ، ومن خلال الاستعانة بمصادر خارجية لعملية إدخال البيانات لبائعي الجهات الخارجية ، يمكننا أيضًا توفير وقت وموارد موظفينا القيمين والسماح لهم بأداء المهام الأساسية التي يمكن أن تساهم بشكل أكبر في الشركة.

أنواع مختلفة من وظائف إدخال البيانات

يمكن أن تتضمن أعمال إدخال البيانات أنواعًا مختلفة مختلفة من البيانات بتنسيقات رقمية مختلفة. وإليك بعض وظائف إدخال البيانات الشائعة التي يتم إجراؤها غالبًا في العديد من المؤسسات:

• إدخال بيانات المنتج

تحتاج العديد من الشركات إلى الاحتفاظ بسجل تفصيلي لمنتجاتها. في حالة أعمال التجارة الإلكترونية ، قد يلزم تحديث أوصاف المنتج والمعلومات بانتظام. يمكن لموفري إدخال البيانات من الجهات الخارجية مثل Oworker المساعدة في نسخ معلومات المنتج التفصيلية جنبًا إلى جنب مع المواصفات المطلوبة المدرجة بتنسيق جيد التنظيم لتسهيل الوصول إليها.

• التقاط البيانات وإدخالها

يتضمن هذا النوع من وظيفة إدخال البيانات التقاط المعلومات من المستندات الورقية إلى تنسيق رقمي أو إدخال بيانات متفرقة في نموذج متكامل لإنشاء قاعدة بيانات أكثر شمولاً.

• إدخال بيانات التعرف الضوئي على الحروف

بمساعدة برنامج التعرف الضوئي على الحروف ، يمكننا تحويل الصور أو حتى الكتابة اليدوية إلى بيانات نصية ، حتى نتمكن من إدخال البيانات في قاعدة بيانات. قد تكون بعض المستندات المكتوبة بخط اليد والمستندة إلى الصور مهمة وحساسة للغاية ، وباستخدام هذه الوسائل التكنولوجية ، يمكننا الحفاظ على الدقة أثناء أداء وظيفة إدخال البيانات بشكل أسرع بكثير من إدخال البيانات يدويًا.

من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لوظيفة إدخال البيانات إلى مزود خدمة إدخال بيانات محترف ، لا يتعين على الشركات الاستثمار في أدوات التعرف الضوئي على الحروف وتقنيات إدخال البيانات الأخرى للحصول على نفس المستوى من الدقة والسرعة.

• إدخال بيانات المحاسبة

عادةً ما تكون بيانات المحاسبة والمالية حساسة وقد تتطلب معالجة هذه البيانات مستوى عالٍ من الدقة. في كثير من الأحيان ، يلزم تنظيم البيانات المحاسبية بطريقة منهجية ويجب إعادة فحصها وتحديثها بانتظام. يمكن أن تساعدك خدمات إدخال بيانات المحاسبة التابعة لجهات خارجية في تنظيم جميع بياناتك المحاسبية بأي تنسيق مرغوب فيه على النحو الذي يفضله قسم المحاسبة لديك.

• إدخال بيانات تحويل خط اليد

يمكن أن تستغرق عملية نسخ المعلومات من المستندات المكتوبة بخط اليد إلى النموذج الرقمي المطلوب وقتًا طويلاً وتكون عرضة للخطأ بدرجة كبيرة. يتطلب تحويل البيانات وإدخالها من تنسيق مكتوب بخط اليد درجة معينة من الدقة والخبرة.

• إدخال البيانات عبر الإنترنت

إدخال البيانات لتحميل محتوى جديد إلى موقع ويب أو بوابة إلكترونية أو تطبيق. على سبيل المثال ، تحديث معلومات المنتج الجديد في أحد مواقع التجارة الإلكترونية.

• إدخال بيانات الفاتورة

تحويل الفواتير ووثائق الفواتير إلى تنسيق رقمي ، وكذلك إعادة التحقق من دقة المعلومات. يجب أن تكون المعلومات المتعلقة بتفاصيل الفاتورة منظمة بشكل جيد بحيث يمكن الوصول إلى المعلومات بسهولة. يمكن أيضًا معاملة الأشكال الأخرى من المستندات المماثلة مثل مطالبات التأمين والعقود بنفس الطريقة.

• إدخال البيانات عن بعد

عند إجراء إدخال البيانات في موقع بعيد ، فقد يكون استخدام التكنولوجيا (مثل الوكيل والشبكة الظاهرية الخاصة) مطلوبًا لأداء مهمة إدخال البيانات دون الحاجة إلى تغيير توقيع الموقع.

• تكامل قاعدة بيانات البريد الإلكتروني

يمكن أن تستغرق إدارة بيانات العملاء والتوقعات في قائمة بريدية متنامية وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ. مطلوب قاعدة بيانات مناسبة ، ويجب الحفاظ على درجة عالية من الدقة ، على سبيل المثال ، لضمان عدم احتواء قاعدة البيانات على أي سجلات مكررة.

• إدخال البيانات اللوجستية

يمكن أن تتضمن العمليات اللوجستية العديد من عمليات التبادل المختلفة للمعلومات والبيانات ، ومن الضروري الاحتفاظ بقاعدة بيانات محدثة للحصول على معلومات مثل نوع السيارة والمسافة المقطوعة والموقع الحالي وما إلى ذلك.

• إدخال قاعدة البيانات

من الشائع أن تمتلك الشركات الحديثة قواعد بيانات متعددة للمعلومات ، وبدون إدارة مناسبة يمكن أن تخلق متاعب كبيرة وتشويشًا في كل مرة يتم الوصول إليها. قد تحتاج إلى دمج قواعد البيانات هذه بشكل صحيح في قاعدة بيانات رئيسية ، الأمر الذي قد يتطلب مساعدة المتخصصين ذوي الخبرة في دمج قواعد البيانات.

الخاتمة – إدخال البيانات

من الواضح أن هذه ليست المهام الوحيدة المتاحة لإدخال البيانات ، وقد يكون لكل عمل احتياجاته الفريدة الخاصة بإدخال البيانات.

يمكن أن يوفر لك الاستعانة بمصادر خارجية لمهام إدخال البيانات الخاصة بك إلى مزود خارجي خبير مثل Oworker مستوى أعلى من الدقة والتميز في الخدمة مع السماح لك بتحرير وقت موظفيك الثمين الداخليين من أداء المهام الإدارية المتكررة.

يمكن أن يكون الاستعانة بمصادر خارجية لإدخال البيانات خيارًا فعالاً من حيث التكلفة لتحسين كفاءة مؤسستك وإنتاجيتها في تحقيق أهداف عملك.